Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

motionctrl Filmproduktion, Inh. Tobias Kahler, Wetzlarer Str. 24, 35510 Butzbach, Telefon 06033 / 918 005-0, E-Mail hello@motionctrl.de.

2. Wofür diese Plattform da ist

Diese Plattform ist das Produktions-Portal von motionctrl Filmproduktion. Sie wird von unseren Mitarbeitenden (mit Anmeldung) sowie von Kundinnen und Kunden, Agenturen, Freelancern, Partnern vor Ort (Serviceproduktionen, Location Scouts), Mieterinnen und Mietern, Modellen und sonstigen Beteiligten (über persönliche Links, ohne Konto) genutzt – etwa zur Freigabe von Kostenvoranschlägen, zur Abnahme von Filmfassungen, zum Download fertiger Filmdaten, zur Übermittlung von Unterlagen (Transfers), zum Screening von Zwischenständen, für Crew-Dokumente, für die Suche nach Drehorten und die Abstimmung von Genehmigungen mit Partnern vor Ort, Mietvorgänge, Verträge und Einwilligungen in Bild- und Tonaufnahmen.

3. Persönliche Links (Magic-Links)

Externe Beteiligte erhalten per E-Mail einen persönlichen Link. Wir speichern nur einen Hash des Link-Tokens sowie den Zeitpunkt des ersten und letzten Aufrufs. Rechtsgrundlage ist die Vertragsdurchführung bzw. -anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3a. Eingeladene Personen

Wer einen persönlichen Link erhalten hat, kann im Portal weitere Personen zu demselben Vorgang einladen, etwa Kolleginnen, Kollegen oder eine Partnerfirma. Dafür speichern wir Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Firma der eingeladenen Person sowie, wer sie eingeladen hat; die Person erhält einen eigenen persönlichen Link, der nur diesen einen Vorgang öffnet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Abstimmung im Auftrag des Einladenden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Zugang endet mit dem Ablauf des Links, mit dem Widerruf durch uns oder den Einladenden; die Angaben löschen wir mit dem Vorgang.

4. Protokolle bei Freigaben, Bestätigungen und Downloads

Bei rechtsverbindlichen Erklärungen (Freigabe eines Kostenvoranschlags, Abnahme, Einwilligung in Aufnahmen, Bestätigung eines Mietvorgangs) sowie beim Download bereitgestellter Dateien speichern wir Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent), bei Freigaben zusätzlich einen Hash des freigegebenen Dokuments. Das dient dem Nachweis der Erklärung und der Nachvollziehbarkeit der Auslieferung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Diese Nachweise bewahren wir als Geschäftsunterlagen auf (§ 147 AO, § 257 HGB: sechs bis zehn Jahre). Abrufe von Transfers protokollieren wir ebenso, löschen dieses Protokoll aber zusammen mit dem Transfer. Mit einem Transfer mitgeschickte Links führen auf Seiten Dritter, für die deren Datenschutzhinweise gelten.

5. Anmerkungen, Kommentare und Rückmeldungen

Anmerkungen zu Filmfassungen (mit Name und Zeitmarke), Rückmeldungen auf Downloadseiten, Nachrichten aus dem Crew-Portal sowie Nachrichten, Location-Vorschläge und Unterlagen aus dem Partner-Portal werden gespeichert, um die Produktion abzustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie sind für die jeweils Beteiligten desselben Vorgangs sichtbar. Sprachnotizen, die Sie im Portal aufnehmen, wandeln wir automatisch in Text um, damit wir sie schneller lesen können. Die Umwandlung läuft auf unserem eigenen Server; die Aufnahme wird dafür an keinen Dritten übermittelt. Der Text ist nur für uns sichtbar und wird zusammen mit der Anmerkung gelöscht.

6. Stammdaten von Beteiligten

Von Ansprechpartnern, Freelancern, Partnern vor Ort, Mieterinnen und Mietern sowie abgebildeten Personen speichern wir die für den jeweiligen Vorgang nötigen Kontakt- und Vertragsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zu Drehorten speichern wir Adresse, Koordinaten, Fotos und gegebenenfalls Ansprechpersonen vor Ort, solange das Projekt läuft; Fotos können zufällig Personen, Fahrzeuge oder Wohnräume zeigen und werden nur für die Auswahl des Drehorts verwendet. Bei Einwilligungen in Bild- und Tonaufnahmen ist Rechtsgrundlage die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 22 KUG); sie kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7. Angemeldete Nutzer

Für interne Nutzer speichern wir Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort-Hash sowie ein Änderungsprotokoll (Audit-Log) zur Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Anmeldung setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Analysewerkzeuge. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Anmeldesitzung, Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery) sowie die lokale Speicherung Ihrer Designwahl (hell/dunkel) im Browser.

9. Hosting und Auftragsverarbeiter

Die Plattform und alle Dateien werden bei unserem Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland betrieben (Server und Objektspeicher). Transaktions-E-Mails versenden wir über einen E-Mail-Dienstleister. Mit den Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

10. Speicherdauer

Personendaten löschen wir, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Screenings von Zwischenständen werden nach Abschluss gelöscht; Freigabe- und Vertragsnachweise sowie Buchungsbelege unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Persönliche Links laufen ab oder werden widerrufen.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Wenden Sie sich dafür an die oben genannten Kontaktdaten.

Stand: 28. September 2026